Conceptos básicos del Registro Único de Beneficiarios Finales
En este artículo explicamos junto a Javier Mancilla, contador público, especialista en administración y auditoria tributaria, revisor fiscal, auditor y docente en P.H., los conceptos básicos y las consideraciones generales de la propiedad horizontal para presentar correctamente el RUB.

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El sector de la propiedad horizontal está atento a las obligaciones que debe presentar ante la DIAN, entre ellos el registro único de beneficiarios finales (RUB). En nuestra última capacitación nos reunimos con el experto, Javier Mauricio Mancilla, para abordar las consideraciones generales y casos puntuales de las copropiedades.

¿Quieres saber más sobre el RUB? ¡Sigue leyendo!

¿Cuáles son los criterios para la determinación del beneficiario final?

Para poder presentar el registro, se debe recopilar una serie de información tomando en cuenta los criterios de la normativa. Javier Mancilla, hace énfasis en que no se deben reportar personas jurídicas o cuerpos colegiados. Según la DIAN será beneficiario final la persona natural que cumpla con alguno de los siguientes criterios:

  • Persona natural, que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5), o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en cinco por ciento (5%), o más de los activos rendimientos o utilidades de la persona jurídica; y 

  • Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, por cualquier otro medio diferente a los establecidos en el numeral anterior del presente artículo; o

  • Cuando no se identifique ninguna persona natural en los términos de los dos numerales anteriores del presente artículo, se debe identificar a la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

¿Cuál es la titularidad en propiedad horizontal?

Es el capital o el derecho de voto que corresponde a la persona natural que aparezca registrada en el certificado de libertad y tradición.

¿Cómo se determinan los criterios? 

El experto indica que en principio se debe determinar si la persona natural actúa individual o conjuntamente. Cuando la norma aplica de manera individual, se reporta únicamente la persona natural que figura en la titularidad, y conjuntamente, cuando actúa con otros terceros.

Conjuntamente: la persona natural que actúa junto con terceros con los que tenga un vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad o primero civil, independientemente de las personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica o similares existentes entre estos, a través de las que actúen de manera directa o indirecta; o la persona natural que actúa, de manera directa o indirecta junto con terceros, a través de un acuerdo.

Javier Mancilla recomienda que los representantes legales de las copropiedades soliciten, a través de un comunicado a los copropietarios, la información sobre familiares que poseen coeficientes del conjunto o edificio. En caso de que no sé suministre la información, se asume que no existe ningún grado de consanguinidad o afinidad.

Para esto, Properix ofrece un sistema que centraliza la comunicación y permite enviar comunicados y documentos de la copropiedad, agilizando las tareas de los contadores, administradores, revisores fiscales y copropietarios sin necesidad de llamadas, correos, ni traslados. Descubre cómo puedes ahorrar tiempo y recursos aquí .

¿Cuáles son los grados de consanguinidad o afinidad?

1. Primer grado de consanguinidad: padres, hijos/as (tanto naturales como adoptivos)

2. Segundo grado de consanguinidad: hermanos/as,  abuelos/as y nietos/as

3. Primer grado de afinidad: cónyuges y suegro/a

¿Cuáles son los coeficientes en propiedad horizontal?

La norma hace referencia al “cinco por ciento (5), o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica”. Javier Mancilla, explica que en la propiedad horizontal se aplican en base al artículo 25 Ley 675/2001: 

1. La proporción de los derechos de cada uno de los propietarios de bienes privados sobre los bienes comunes del edificio o conjunto. (La titularidad)

2. El porcentaje de participación en la asamblea general de propietarios. (Derecho de voto)

3. El índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir a las expensas comunes. 

¿Qué información debe suministrarse en el registro único de beneficiarios finales – RUB?

  • Tipo de documento
  • Número de identificación y país de expedición
  • Número de Identificación tributaria-NIT o equivalente funcional y país de expedición
  • Nombres y apellidos
  • Fecha y país de nacimiento
  • País de nacionalidad (nacionalidad por adopción)
  • Ubicación de la persona natural
  • Criterios de determinación del beneficiario final
  • Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica 
  • Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica.
  • Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición
  • Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición.

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¿Qué es la Debida Diligencia y por qué es importante tomarla en cuenta? 

La DIAN exige, a los obligados a suministrar información al RUB, conservar los soportes de esta y su debida diligencia por el término de 5 años.

Javier Mancilla, comenta que la debida diligencia se refiere a todas las acciones que se realizan para identificar a los beneficiarios finales. Recomienda recopilar todos los archivos y documentos que corroboren la información presentada, con el objetivo de poder demostrar ante la DIAN que se realizó la diligencia necesaria para presentar el reporte en debida forma. 

Así mismo, nombra que estos archivos pueden ser: el certificado de libertad y tradición, certificaciones de la representación legal y de la persona jurídica, documentos expedidos en la SAE, correos electrónicos o documentos físicos solicitando información, las respuestas de los mismos o en el caso de no recibir ninguna respuesta. 

¿Cuáles son las sanciones que se aplican?

  • No presentar el reporte, no realizar la actualización y/o reporte erróneo aplicarán las sanciones previstas en el Artículo 658-3 del Estatuto Tributario
  • La debida diligencia figura en el Artículo 651 del Estatuto Tributario, esto genera una imposibilidad de cancelar el RUT.
  • También hay sanciones aplicables por parte de las entidades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control sobre el RUB 

Entidades con acceso al registro único de beneficiarios finales

Por último, en relación a las consideraciones generales, Javier Mancilla explica que además de la DIAN, hay otras entidades que hacen uso de la información proporcionada. Estas son:

  1. Contraloría General de la República
  2. Fiscalía General de la Nación
  3. SuperSociedades
  4. Superfinanciera
  5. Procuraduría General de la Nación
  6. UIAF

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