El RUB es la obligación de los representantes legales de las copropiedades, que se debe realizar con debida diligencia, con el fin de identificar a los beneficiarios finales de sus estructuras para suministrar a la DIAN antes del 31 de julio de 2023. Esta nueva normativa ha generado grandes dudas en sector.
A pocos días de que venza el plazo para efectuar el primer registro de beneficiarios finales en el RUB, la Dian emitió un concepto aclaratorio sobre la obligación de reportar a los copropietarios.
DIAN: Concepto 836 de 202 respecto al RUB en las propiedades horizontales
En su Concepto 836 de 2023, la Dian recordó que:
- Salvo que exista una persona natural que ostente mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, la propiedad horizontal deberá reportar en el RUB al representante legal.
- En relación con los copropietarios, no importa si este es menor de edad o si el bien está afectado por medidas cautelares; siempre que no se altere la titularidad del bien.
- Cuando hay leasing habitacional, el beneficiario final será la persona natural que sea titular por intermedio de la operación realizada con la entidad financiera.
- Si el bien hace parte de un patrimonio autónomo en una fiducia mercantil, los beneficiarios serán las personas naturales que obren como fideicomitentes o beneficiarios de forma directa o indirecta.
- También se concluye que el solo hecho de que un copropietario integre la asamblea o el consejo de administración no lo convierte en beneficiario final, puesto que el control no se ejerce por medio diferente a la titularidad directa o indirecta de los derechos de voto.
En nuestra nota anterior abordamos las consideraciones generales sobre el RUB que se deben tomar en cuenta para presentar la información. En esta ocasión, junto a Javier Mauricio Mancilla, contador público y especialista en propiedad horizontal, resolvemos las inquietudes más frecuentes que surgen entre administradores, contadores y propietarios al enfrentarse a casos puntuales durante la realización del informe
1. ¿Quién se reportan en caso de no identificarse beneficiarios finales bajo los criterios de titularidad, beneficio o control establecidos?
Deberá reportarse como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal o la persona natural que ostente una mayor autoridad respecto al representante legal, en relación con las funciones de gestión o dirección de la propiedad horizontal. Javier Mancilla comenta que no se debe confundir con la asamblea o cuerpos colegiados, debe ser la persona natural identificada como representante legal.
2. ¿Los proveedores, clientes o empleados de una persona jurídica son beneficiarios finales?
En principio, una persona natural no será considerada como beneficiaria final de una persona jurídica por el simple hecho de ser acreedora, cliente o empleada de esta. No obstante, solamente se reporte si esa persona cumple con alguno de los criterios establecidos en el art. 6 de la Resolución No. 000164 de 2021, es decir si tiene la titularidad o tiene derecho de voto.
3. ¿Qué pasa si el Beneficiario Final fallece?
En el art. 1 de la Resolución 000108 del 14/07/2023, la información del beneficiario final que fallece deberá seguir correspondiendo a sus datos, hasta el momento en que sea liquidada la sucesión. Sin embargo, Javier Macilla indica que se debe aclarar el fallecimiento de la persona, o en la actualización del RUB.
4. ¿Se debe reportar al Consejo de Administración en el RUB?
No, únicamente se debe reportar si dentro de los miembros del consejo se identifica a un beneficiario final teniendo en cuenta los criterios 1 y 2, del art. 6 de la Resolución 000164/2021.
5. Si un cónyuge es propietario con el 5% del coeficiente y el otro cónyuge no es propietario, pero es administrador y representante legal de la misma copropiedad, ¿se reportan ambos?
No, sólo se debe reportar al beneficiario final propietario por la condición 1 del art 6 de la Resolución 000164/2021, no al representando legal.
6. Si hay copropietarios que tienen inmuebles con el 5% de coeficiente y otros no. ¿Se deben reportar los copropietarios con coeficiente inferior?
No, como en el caso anterior los únicos beneficiarios finales que se reportan son aquellos que tienen un coeficiente del 5% o superior por la condición 1 del art. 6 de la Resolución 000164/2021.
7. Si ningún inmueble supera el 5% de coeficiente en una copropiedad. ¿Quién se reporta en el RUB?
El beneficiario final que se reporta sería el administrador o representante legal que figure en la copropiedad, dado por la condición 3 del art. 6 de la Resolución 000164/2021.
8. ¿Cómo se reportan cuando hay varias personas naturales de un mismo inmueble con el 5% del coeficiente o superior?
Se reportan todas las personas naturales de ese inmueble según el porcentaje del cuál sean propietarias.
Ejercicios prácticos:
- Si hay personas con el mismo porcentaje de la participación del inmueble, se divide el porcentaje con una regla de 3 y se reporta en el RBU con un 2,5% de participación.
Mama 50% del 5% = 2,5 % de participación
Hijo A 25 % del 5% = 1,25 % de participación
Hijo B 25 % del 5% = 1,25 % de participación
- En un conjunto residencial de 75 apartamentos todos los apartamentos tienen el mismo coeficiente del 1,3333. Por un lado, Donald y Daisy son una pareja de propietarios, y por otro lado, los hijos Hugo, Paco y Luis.
En este caso se deben reportar los beneficiarios finales actuando conjuntamente por consanguinidad. El calculo se debería reportar de esta manera:
Donald y Daisy = 1,3333 % de coeficiente (en pareja)
Hugo, Paco y Luis = 1,33333 de coeficiente cada uno.
En total de los coeficientes de los 4 apartamentos es de = 5,3333%
Mira los ejercicios en la grabación del webinar en nuestro canal de YouTube:
9. En una copropiedad la constructora sigue siendo titular del derecho de dominio. ¿Cómo se debe reportar en el RUB?
Se debe solicitar la información de las personas naturales dueñas de la constructora y reportarlas.
10. En una copropiedad donde los parqueaderos y depósitos son privados. ¿Se deben tener en cuenta en la sumatoria del coeficiente del apartamento?
Sí, la sumatoria de los coeficientes se debe basar en la información que figure en el certificado de dominio.
11. ¿Se debe reportar como beneficiario final al Revisor Fiscal o Auditor externo de la copropiedad?
No se deben reportar.
12. Cuándo el beneficiario final posea identificación en Colombia y en el exterior. ¿Qué información se debe reportar a través del RUB la de Colombia o la del exterior?
El parágrafo 2 del art. 8 de la Resolución No. 000164/2001 establece que en caso de que el beneficiario final tenga número de identificación, NIT, país de nacionalidad o país de residencia, de/en la República de Colombia, dicha información deberá ser suministrada con prelación a la de otros países.
13. Si un apartamento es propiedad de un fondo de empleados y este inmueble tiene un porcentaje del 5% de coeficiente. ¿Se debe reportar?
Sí, en los fondos de empleados, como entidad sin ánimo de lucro, se deben reportar las personas naturales con su porcentaje de participación del inmueble.
14. Si en una copropiedad una sociedad es propietaria de un inmueble con un coeficiente del 5% o superior. ¿Quién se reporta como beneficiario final?
Se deben reportar como beneficiarios finales a las personas naturales que en última instancia poseen o controlan las personas jurídicas, ya sea que lo hagan directamente o indirectamente, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 000164/2021.
15. ¿Cómo se reporta el RUB en las copropiedades con leasing?
En este escenario, el reporte del RUB debe realizarse considerando la figura del beneficiario final que, en el caso del leasing, será el arrendatario o titular del bien que figure en el certificado.
Properix pone a disposición un sistema integral que no requiere instalación, se puede acceder desde la web y en cualquier momento de esta manera, el representante legal o miembro de la copropiedad puede acceder a la información en tiempo real, enviar comunicados y gestionar las PQRS. Esto es una gran ventaja para poder presentar el RUB en tiempo y forma. ¡Escríbenos hoy mismo!
